O que é gestão do tempo e produtividade?
A gestão do tempo nada mais é do que conseguir se organizar, planejar o seu dia e, principalmente, executar todas as tarefas dentro do horário do expediente. Já a produtividade é exatamente o resultado desse gerenciamento, pois, ao final do dia, você vê todas as demandas que finalizou.
É importante destacar que a produtividade não está relacionada ao tempo que foi trabalhado, mas sim aos projetos que foram encerrados dentro de um determinado prazo. Não adianta trabalhar durante oito horas e, ao final do dia, não ter finalizado as tarefas.
Muitas vezes, poucas horas, mas com total foco e concentração podem fazer com que tudo seja concluído. Por esse motivo, a gestão do tempo e a produtividade devem andar juntas. Além disso, dentro de uma disputa por vaga de emprego ter o domínio sobre essa Soft Skill pode ser decisivo.
Qual a importância da gestão do tempo?
O tempo parece cada vez mais escasso e, por isso, a gestão do tempo é muito importante. Otimizar tarefas, conseguir colocar prioridades e resolver os problemas com agilidade são características diferenciais dentro do mercado. Então, cada vez mais é preciso ser dinâmico e objetivo para que o tempo seja gerido da melhor forma.
Além disso, principalmente no caso dos microempreendedores, ter essa característica é fundamental para alcançar o sucesso e conseguir pôr em prática tudo o que foi traçado no planejamento estratégico do negócio.
Confira as nove dicas para um empreendedor.
As vantagens da gestão do tempo?
Os benefícios da gestão do tempo são muitos. Confira algumas das principais vantagens de saber gerenciar a sua carga horária.
- Valorização profissional: um profissional que sabe gerenciar seu tempo de maneira adequada é muito requisitado por qualquer empresa, já que ele consegue uma alta produtividade por executar as tarefas dentro do prazo;
- Aumento da produtividade: uma consequência citada no tópico anterior é o aumento da produtividade, já que é possível finalizar tudo o que está previsto, sem atrasar as demandas;
- Melhor qualidade no trabalho: com tudo organizado, é possível desenvolver as tarefas com tempo hábil, sem pressão e sem correria, dando a cada demanda a sua importância e dedicação necessárias;
- Melhora na qualidade de vida: um tempo bem gerido melhora a vida da pessoa, pois ela não acumula trabalho, não se estressa com as demandas, nem fica frustrada pois consegue resolver todas as tarefas dentro do prazo.
5 dicas práticas para melhorar a gestão do tempo
Se você ainda não domina bem a arte de gerenciar o tempo, não se preocupe. Separamos algumas dicas que vão ajudar nessa missão. É importante destacar que aprender a fazer o gerenciamento é um processo e que precisa ser executado várias vezes até virar uma rotina.
Planeje sua tarefas
Se planejar é a melhor forma de gerenciar o tempo. Saber tudo o que vai ser feito, que horas e como será feito, já vai melhorar significativamente a sua gestão. Faça uma lista com as tarefas, já colocando no grau de prioridade. Só passe para a próxima após finalizar a anterior.
Determine prazos
Saiba avaliar o tempo que você vai gastar para executar uma tarefa. Conte tudo o que for necessário para não se aperrear e acabar se atrapalhando. Uma dica de ouro é tentar sempre acabar antes do prazo determinado para ter tempo de ajustes, se for necessário.
Priorizar tarefas
Uma regra de ouro: “Se tudo é urgente, nada é urgente”. Lembre-se disso, pois não há condições de tudo ser feito com urgência. Por isso, é importante delimitar qual tarefa é a mais importante e organizar tudo para que a energia não seja gasta em algo que poderia esperar, enquanto há outras urgentes que terão pouco tempo para serem feitas.
Cumpra as metas
Se você acha que vai gastar três horas para finalizar uma tarefa, finalize dentro ou antes do prazo. Evite passar do horário, já que isso vai afetar o desenvolvimento das outras demandas e vai gerar uma “bola de neve”. A dica é focar, não se distrair e trabalhar dedicado para entregar o trabalho.
Evite perder tempo
Reuniões desnecessárias, conversas paralelas, celular, redes sociais e por aí vai. Na hora de executar uma tarefa, esqueça tudo isso. Foque no que importa para concluir seu projeto.
No caso das empresas, fazer uma análise SWOT ajuda a entender melhor os fatores internos e externos que estão atrapalhando a gestão do tempo e a produtividade. Até mesmo, é possível aplicar a filosofia Lean para reduzir processos e melhorar o desempenho do negócio.
4 ferramentas para ajudar na gestão do tempo
Para colocar todas as dicas em prática, separamos algumas ferramentas que vão ajudar na sua organização do tempo. Confira:
- Evernote: esse aplicativo ajuda a organizar as suas anotações em um só espaço, auxiliando a sua gestão;
- Google Calendar: funciona como uma agenda, onde você pode agendar reuniões e, claro, ajustar a hora que deve começar e terminar uma tarefa.
- Trello: essa é uma das mais famosas. Esse aplicativo de gerenciamento de projetos funciona como um planner para colocar sua lista de tarefas, objetivos e metas. Além disso, é possível compartilhar projetos em equipe, o que simplifica ainda mais o dia a dia.
- Asana: o Asana é similar ao Trello, ajudando muito na organização da rotina individual e da equipe de trabalho.
A gestão de tempo e a produtividade são detalhes importantes nos dias de hoje. São essenciais para os profissionais que buscam uma vaga de trabalho e, claro, para os empreendedores que buscam abrir a sua própria empresa. Por isso, ter tudo muito bem organizado contribui para que a sua startup ou pequena e média empresa cresça.
