O que é planejamento operacional e qual sua importância

Um planejamento operacional é um documento estratégico que descreve todo o planejamento relacionado às operações e processos diários de um negócio. Este documento descreve as operações relacionadas a finanças, recrutamento, marketing e todos os outros recursos necessários para administrar uma empresa de sucesso. 

O principal objetivo de um plano operacional bem definido é garantir que cada gestor e colaborador conheça suas responsabilidades específicas, bem como a forma como devem executá-las dentro de um prazo definido. É por isso que este documento envolve todas as áreas do negócio.

Mas mesmo se você for MEI ou tiver um negócio cuja equipe seja praticamente só você, é importante ter um planejamento operacional também. Isso porque é a partir desse plano que você vai conseguir se organizar melhor para não deixar a peteca cair em nenhuma demanda diária do negócio.

Qual a importância do planejamento operacional

O objetivo principal do planejamento operacional é ver o efeito de suas operações no funcionamento do negócio em tempo real, para que você saiba exatamente quando executar suas principais estratégias.

Um plano operacional ajuda a identificar áreas que não estão gerando receita suficiente ou estão causando perdas e, em seguida, auxilia na formulação das mudanças necessárias. Este documento também desempenha um papel crucial para manter todos os gestores na mesma página.

Todos precisam estar alinhados com a missão da empresa, metas, riscos, necessidades de contratação, projeções financeiras, indicadores-chave de desempenho (KPIs), etc. Um plano operacional ajudará cada departamento a se concentrar em sua contribuição para uma visão mais ampla.

Como fazer um planejamento operacional na prática

Siga os seguintes passos:

1. Crie um documento

Ao escrever um planejamento operacional, a primeira coisa a fazer é criar um documento com  título para ele. Isso fornece todas as informações sobre o tópico em um único olhar. Aqui, você incluirá o título do seu documento, o nome registrado da sua empresa, a designação e o nome da pessoa que criou o documento.

2. Escreva um resumo executivo

No resumo executivo você deve enfatizar a essência do seu planejamento geral e fornecer uma explicação concisa de todas as seções seguintes em poucas frases. Ele é o sumário do seu planejamento e precisa estar bem organizado, pois é uma das primeiras coisas que funcionários irão ver.

3. Defina sua missão e objetivos

Defina a missão da sua organização e determine as metas e objetivos da sua empresa. Pergunte a si mesmo o que a empresa quer realizar no próximo ano e quais são os principais objetivos e marcos que suportam a necessidade desse plano operacional. Se você já possuir um planejamento estratégico, essa parte você pode tirar de lá.

4. Documente as atividades e processos

Com base na missão e objetivo da sua marca, é hora de detalhar todas as ações necessárias para alcançar isso. Pense em todos os esforços que a empresa precisará fazer (seja de marketing, vendas, ou qualquer outra área) e crie um mapa com esses afazeres. Essa fase é extremamente importante pois é o coração do planejamento operacional. Afinal, sem saber o que você precisa fazer, não tem como fazer. 

5. Defina Indicadores Chave de Desempenho (KPIs)

Nesta seção, você deve detalhar cada parte do seu negócio avaliando todos os principais KPIs e métricas envolvidas na medição de seus resultados. Forneça provas da importância do plano operacional compartilhando números-chave que apóiam as ideias deste documento. 

Essa etapa também é super importante, pois são os KPIs que te ajudarão a monitorar o sucesso das atividades documentadas no passo 4. 

6. Inclua um resumo financeiro

A próxima seção a ser incluída em seu planejamento operacional é o resumo financeiro. Aqui, você pode dar uma visão geral de todos os projetos que serão incluídos durante o plano e incluir seu detalhamento financeiro. Certifique-se de que há capital suficiente para executar este plano.

7. Crie um plano de contratação

Sua empresa terá necessidades de contratação diferentes para cada departamento, portanto, é essencial que você crie um plano de contratação para decidir quantos membros da equipe serão contratados em diferentes departamentos mensalmente/trimestralmente. Se você ainda está sozinho e não tem uma equipe, desenhe esse plano mesmo assim.

Afinal, para o seu negócio crescer, em algum momento pelo menos alguma contratação terá que ser realizada.

8. Determine as principais premissas e riscos

Nenhum planejamento está livre de riscos e problemas. Por isso, é importante que você determine os riscos para o negócio e aborde como a empresa pode trabalhar para mitigar esses riscos. Isso ajudará seus funcionários a estarem preparados para quaisquer riscos e problemas potenciais que possam surgir ao longo de seus projetos.

9. Inclua as próximas etapas

Agora que você incluiu todas as seções principais do planejamento operacional, é crucial que você mencione o que vai acontecer a seguir. Compartilhe as próximas etapas, que podem incluir processos de aprovação, atualizações e prazos de relatórios, reuniões emergenciais, etc.

10. Revise

O último passo é revisar seu documento e garantir que todos os pontos principais estejam fluindo. Verifique se há erros de ortografia, erros gramaticais, erros de digitação ou frases mal construídas. E mais importante: mantenha o planejamento vivo. Caso algo não esteja funcionando, aja rápido para contornar a situação e testar um plano B.

Agora você já sabe como começar, mãos à obra!