O que é gestão de projetos e qual sua função?

O gerenciamento de projetos é definido como o processo de condução de um projeto desde seu início até sua conclusão. O principal objetivo da gestão de projetos é concluir um projeto dentro das metas estabelecidas de tempo, orçamento e qualidade. 

Os projetos têm ciclos de vida, pois não se destinam a durar para sempre. Um ciclo de vida de gestão de projetos começa quando o projeto é iniciado e termina quando o projeto é concluído ou encerrado de alguma maneira. Por isso, o primeiro passo para uma boa gestão é saber delimitar esses marcos.

Além de estimular a produtividade, melhorar a transparência do projeto e fornecer uma visão clara à equipe, a gestão de projetos pode trazer as seguintes vantagens:

• Comunicação efetiva entre todos os envolvidos

• Gestão eficiente de recursos

• Maior satisfação dos envolvidos, sejam eles clientes ou funcionários

• Flexibilidade e maior tolerância ao risco

• Melhor moral da equipe

• Maior probabilidade do resultado do projeto sair como o esperado

• Aprendizagem retrospectiva, ao analisar todo o processo do projeto

Por que é recomendado fazer gestão de projetos

Uma boa gestão de projetos serve para garantir que a conclusão do projeto seja positiva. O gerenciamento ajuda a organizar as atividades e trazer clareza para os envolvidos, o que torna o trabalho mais fácil. Isso, é claro, resulta em colaboradores com um direcionamento certeiro, o que aumenta a satisfação do time como um todo.

Para a empresa, a gestão de projetos também traz benefícios financeiros. Isso porque com um acompanhamento mais de perto, é possível evitar desperdício de recursos e de tempo.

Os 5 estágios da gestão de projetos

As fases de gerenciamento de projetos são tarefas, comportamentos e conjuntos de habilidades diferentes. E todas são essenciais para a criação de projetos bem-sucedidos. Normalmente, seguem-se 5 etapas principais:

Iniciação do projeto

Essa fase marca o início de um projeto, determinando quais são as expectativas. Isso significa que é aqui que você vai entender por que um projeto é necessário, se é viável ou não e o que é necessário para concluir o projeto.

Os outputs desta fase incluem uma lista inicial de partes interessadas, as aprovações dos interessados para prosseguir para a próxima fase, documentação referente às necessidades do projeto (caso seja pertinente) e estimativas aproximadas de tempo e recursos necessários para concluir o projeto.

Planejamento

Na fase de planejamento, os gerentes de projeto detalham o escopo, o prazo e os riscos do projeto. Completude e continuidade são os principais componentes de um plano de projeto bem-sucedido.

Os outputs desta fase incluem um plano de projeto detalhado, um plano de comunicação, linha de base do orçamento, cronograma do projeto, metas individuais do projeto, documento de escopo e registro atualizado das partes interessadas.

Execução

Nesta fase da gestão de projetos, os membros da equipe do projeto são coordenados e orientados através da comunicação adequada para realizar o trabalho conforme explicado no plano de gerenciamento.

Além disso, essa fase também abrange a alocação e gerenciamento adequados de outros recursos do projeto, como materiais e orçamentos. As entregas do projeto são os outputs da fase de execução. É por isso que essa etapa é a que costuma demorar mais.

Monitoramento e controle

Durante a fase de monitoramento e controle do projeto, o tempo, custo e desempenho do projeto são comparados em cada estágio. E os ajustes necessários são feitos conforme haja a necessidade.

Os outputs desta fase incluem relatórios de progresso do projeto, bem como outras comunicações que garantem a aderência aos planos do projeto e evitam marcos maiores e interrupções de prazos.

Conclusão

Este é o processo de finalização do projeto, onde os líderes realizam a revisão das entregas do projeto.

Esta fase oferece tempo para celebração e reflexão. Os outputs desta fase de gestão de projetos incluem resultados de projetos aprovados e aprendizados que podem ser aplicados a projetos semelhantes no futuro.

Funções necessárias para fazer gestão de projetos

Um projeto funciona melhor quando as funções de gerenciamento são bem definidas. Embora existam métodos de gestão de projetos que exigem diferentes tipos de equipes, estas são as principais funções que vemos por aí:

• Gerente de Projetos: Como mencionamos acima, o gerente de projetos é responsável por gerenciar as etapas do projeto ao longo do projeto;

• Patrocinador do projeto: O patrocinador do projeto representa o cliente do projeto. Dependendo da organização, pode haver diferentes níveis de patrocinadores do projeto;

• Membros da equipe: Os membros da equipe são profissionais qualificados que trabalham para contribuir com o processo de produção de entregas, gerenciamento de riscos e alcance das metas do projeto;

• Partes Interessadas do projeto: também chamados de “stakeholders”, são indivíduos ou grupos que têm interesse ou “participação” no projeto. O gerente de projeto deve comunicar o progresso do projeto às partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto;

• Clientes: Este é um grupo ou uma pessoa para quem o projeto ou um componente-chave do projeto é entregue.

Ferramentas de gestão de projetos

Há uma ampla gama de ferramentas de gerenciamento de projetos, tanto físicas quanto virtuais. Aqui vão alguma sugestões que podem te ajudar:

• Kanban: um quadro Kanban é uma ferramenta de gestão de tarefas que permite que gerentes de projeto e membros da equipe visualizem tarefas. Os quadros Kanban são usados ​​por equipes ágeis e scrum que trabalham em sprints iterativos. Além de serem fáceis de usar, eles promovem a colaboração em equipe;

• Gráficos de Gantt: um gráfico de Gantt é uma representação visual de uma linha de tempo do projeto que mostra todas as tarefas do mesmo em um gráfico. Esses gráficos são usados ​​para o planejamento e agendamento de ações, ou gerenciamento de recursos;

• Softwares de gestão de projetos: um software de gestão de projetos é uma plataforma para os gerentes planejarem, monitorarem e relatarem projetos. Ele permite que as equipes gerenciem seu trabalho e colaborem também. 

Mas atenção: nem todos os softwares de gerenciamento de projetos têm os mesmos recursos e, uma das funções de um bom gestor de projetos, é decidir qual ferramenta funciona melhor para a empresa. Tudo vai depender das necessidades do negócio.