Como emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): confira o passo a passo

O que é a Nota Fiscal Eletrônica e para que serve

Não é exagero dizer que a nota fiscal eletrônica é um dos documentos mais importantes para uma empresa. Seu objetivo é registrar as operações de compra e venda, além de ser utilizada para o recolhimento dos impostos decorrentes dessas transações comerciais, como o ISS e ICMS. Por ter valor jurídico, deixar de emitir nota pode trazer inúmeras consequências negativas para uma empresa, como a sonegação fiscal por exemplo.

A NF-e também serve para comprovar o faturamento da empresa. Por isso, a maior parte dos negócios é obrigada a emitir esse documento. A maior exceção a essa regra são os microempreendedores individuais (MEI), que só devem emitir a nota fiscal quando a transação é realizada com outras pessoas jurídicas (como ONGs, empresas, e órgãos públicos). Caso o consumidor peça a nota, também é obrigação do MEI emiti-la.

Vale ressaltar que as notas fiscais eletrônicas facilitam a vida do empreendedor. Antigamente, o processo era feito de forma manual e levava muito tempo. Hoje, é mais fácil de fazer e armazenar. As NF-e também são menos passíveis de erros manuais, o que otimiza as operações. 

Principais tipos de Nota Fiscal Eletrônica

Existem basicamente três tipos de nota fiscal eletrônica. Entenda as diferenças a seguir:

1. Nota fiscal eletrônica (NF-e): a nota fiscal eletrônica (NF-e) é a mais comum,  emitida por empresas do comércio. Ela surgiu para substituir as notas fiscais de modelo 1 e 1A, que eram usadas antigamente para registrar as operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS. O objetivo da NF-e é justamente recolher o ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços), e sua validação é assegurada pela assinatura digital e a SEFAZ do estado em que a empresa foi registrada.

2. Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), como o próprio nome já diz, registra a transação de prestação de serviços. Ela veio para substituir a Declaração de Serviço, e seu principal objetivo é o recolhimento do ISS (imposto sobre o serviço). O ISS é um imposto municipal, por isso na maioria dos municípios a NFS-e é emitida de forma automática em plataformas integradas ao sistema da prefeitura.

3. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): a nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é emitida por empresas varejistas. Ela é responsável por registrar a venda direta de produtos e serviços ao consumidor, e veio para substituir o cupom e nota fiscal do tipo 2. Seu principal objetivo é comprovar o que foi comprado pelo cliente e confirmar os custos da transação. 

4. Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e): a nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é um documento digital emitido principalmente por negócios que não têm obrigatoriedade de emissão de nota e que têm baixo volume de vendas. Também é conhecida como “nota do MEI”, e sua emissão é feita de forma individual. A NFA-e pode ser emitida manualmente a partir do site da SEFAZ (Secretária da Fazenda do Estado)

5. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): o conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) registra operações de transporte rodoviário de carga. Ele surgiu para substituir diversos documentos fiscais exigidos para prestar esse tipo de serviço (notas de modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27). O CT-e acaba com a necessidade de faturas duplicadas e diminui as chances de divergências entre o registro nas notas e os produtos realmente transportados por cada veículo. Sua validade é assegurada tanto pela assinatura digital do vendedor quanto pela permissão fornecida pela SEFAZ.

Quais os benefícios de emitir Nota Fiscal Eletrônica

As NF-es trouxeram inúmeras vantagens para a transação de mercadorias e serviços. 

Do lado do contribuinte vendedor (empresas emissoras de nota fiscal eletrônica), os principais benefícios são:

• Diminuição dos custos de impressão, aquisição de papel, e custos de envio do documento fiscal;

• Redução dos custos de armazenagem de documentos fiscais e maior organização nesse processo;

• Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;

• Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;

• Impulso aos relacionamentos eletrônicos com clientes B2B;

• Benefícios para o comprador (receptor da NF-e):

• Eliminação de trabalho manual (digitação) e consequente redução de erros de escritura nas notas fiscais;

• Maior planejamento de logística de entrega, devido a recepção antecipada da informação da NF-e;

• Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

Como emitir nota fiscal eletrônica: Passo a passo

1. Abra um CNPJ

Para emitir nota fiscal eletrônica, é necessário ser pessoa jurídica. Portanto, formalizar o seu negócio com um cadastro de CNPJ é o primeiro passo. Conte com um contador para te ajudar nesse processo.

2. Compre um certificado digital

O certificado digital é um documento que valida as notas de vendas de produtos de e-commerces. Esse certificado funciona como uma assinatura digital, que checa a identidade da empresa em documentos fiscais, garantindo a segurança de todos os dados.

Fique atento aos tipos de certificados digitais, que podem ser A1 ou A3. O primeiro deve ser instalado diretamente no seu computador e possui 1 ano de validade; já o segundo é armazenado em um dispositivo externo (como cartão ou token), com validade de 1 a 5 anos.

3. Cadastre-se na Secretaria da Fazenda (SEFAZ)

Depois de adquirir um certificado digital, é preciso se registrar na Secretaria da Fazenda, seguindo as orientações e requisitos específicos do órgão do seu estado. Na maioria dos casos, é possível realizar esse processo pela internet. 

4. Escolha uma ferramenta de emissão de nota fiscal

Depois de obter todos os documentos, escolha uma ferramenta para emitir suas notas fiscais eletrônicas. Existem diversos softwares e ERPs que automatizam e agilizam esse processo, busque a solução que melhor atende sua empresa. Uma dica é pesquisar as principais soluções disponíveis no mercado, analisando os custos, suporte e integração com a plataforma e o meio de pagamento do seu e-commerce. 

Prontinho, agora é só começar a emitir suas notas fiscais eletrônicas!