O que é auditoria contábil?
A auditoria contábil engloba um conjunto de processos que tem como foco avaliar os documentos contábeis da empresa, atestando sua veracidade ou irregularidade. Esse processo consiste em examinar documentos como:
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Livros contábeis
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Notas fiscais
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Extratos bancários, e outros registros como o DRE (Demonstração de Resultado de Exercício), para examinar se os valores computados são coerentes com a situação patrimonial da empresa.
Mas checar a veracidade das informações não é o único objetivo da auditoria contábil. Essa atividade também permite identificar erros de lançamentos, falhas na gestão administrativa ou financeira e até mesmo fraudes nos documentos. Ademais, garante que os dados estejam em conformidade com as leis vigentes no país, o que possibilita maior assertividade na prestação de contas aos órgãos federais, estaduais e municipais.
A auditoria contábil difere de funções como gerenciamento de ativos e bancos de investimento, pois se concentra em objetivos relacionados à governança e conformidade, em vez de aumentar as finanças de uma empresa. É um processo que trata de garantir que os números financeiros de uma organização façam sentido. Nenhuma pedra é deixada sobre pedra ao proteger a saúde financeira de uma organização.
Esse processo de auditoria contábil pode ser feito de duas maneiras:
Auditoria interna
Grandes empresas, particularmente aquelas em setores altamente regulamentados, como finanças e setor público, tendem a contratar contadores de auditoria para ajudá-los a obter conformidade e responsabilidade na área financeira.
Além de garantir que os livros sejam equilibrados e que todas as entradas e saídas sejam contabilizadas, um auditor interno identifica as áreas em que o negócio pode se tornar mais eficiente, principalmente na compra de suprimentos para vários locais. Essa pessoa, nesse caso, é alguém de dentro da própria empresa.
Auditoria externa
Já a auditoria externa é feita por um auditor independente, que não faz parte do corpo organizacional da empresa. É um processo que se torna mais impessoal e que pode revelar a verdadeira situação financeira do negócio.
O foco desse tipo de auditoria é a avaliação de processos e da forma como eles são documentados, com o intuito de averiguar a necessidade de se realizar mudanças ou melhorias nos mais diversos setores da empresa, como o contábil, financeiro e administrativo.
Vale destacar que a auditoria externa tem um papel diagnóstico e, principalmente, preventivo. Isso permite que a empresa corrija seu percurso a fim de evitar complicações desnecessárias, como erros em demonstrações contábeis ou pagamento indevido de tributos.
Quando realizar uma auditoria contábil na sua empresa
A auditoria contábil é um processo versátil e muito amplo, por isso pode ser implementada por empresas de todos os tamanhos e setores. O ideal é contar com a ajuda de um profissional da área, como um contador devidamente registrado no CRC (Conselho Regional de Contabilidade).
Os motivos que fazem uma empresa realizar uma auditoria variam e são muito relativos, pois cada negócio tem suas próprias necessidades. Mas as razões que mais vemos por aí são:
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Quando o dono da empresa desconfia de desvios financeiros;
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Quando os dados dos demonstrativos são suspeitos ou “não batem”, indicando fraudes;
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Quando o empreendedor sente necessidade de entender melhor a situação patrimonial e financeira do negócio;
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Quando a empresa vai receber investimentos de terceiros ou passar por um processo de fusão e aquisição;
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Quando a empresa vai ser vendida
Como a auditoria contábil é realizada
A construção de um bom relatório de auditoria deve seguir uma ordem cronológica. Geralmente, esse processo envolve quatro etapas importantes:
1. Análise preliminar da documentação contábil
Para gerar um relatório de auditoria, o primeiro passo é compreender qual a situação atual da empresa. Por isso, a primeira coisa que um auditor vai fazer é analisar a documentação do negócio e buscar entender seus fluxos de informação e organização. Isso inclui todos os documentos internos da empresa que revelam como ela organiza seus processos e colaboradores.
Todos os demonstrativos (sejam eles bancários, de investimento, fluxo de caixa etc), bem como as folhas de pagamento, balanço patrimonial e demonstrativos de resultados (DRE) são documentos contábeis da empresa. Isso significa que todos eles devem ser examinados em uma auditoria contábil.
Nessa fase os principais dados que o auditor vai avaliar são: receitas operacionais, despesas relacionadas com a prestação de serviço ou venda de produtos, custos administrativos e impostos.
As informações que são utilizadas para a realização da DRE, por si só, já fazem parte dos documentos necessários para o processo de auditoria. São elas:
2. Organização do fluxo procedimental de autoria
A partir da etapa anterior, o auditor já será capaz de realizar algumas observações preliminares. Com essas informações, ele começará a organizar um fluxo de trabalho e de procedimentos que serão desenhados de forma estratégica para que a auditoria seja feita de forma eficiente.
Essa fase é basicamente uma organização da estratégia de trabalho. Nela, é essencial que o auditor contábil levante os principais instrumentos e procedimentos adotados. Assim, será possível compreender e demonstrar os resultados contábeis, bem como o quanto eles impactam no patrimônio da empresa.
3 – Avaliação e teste dos instrumentos adotados pela empresa
Os instrumentos e controles contábeis adotados por uma empresa impactam diretamente em seus resultados, mas também na maneira como eles são demonstrados e utilizados por outros fluxos de informação. Parte do processo de auditoria é testar esses recursos, com o objetivo de verificar se eles contribuem ou não para a realidade dos dados do período analisado.
4 – Construção do relatório final da auditoria
Depois da testagem e avaliação, chega-se à fase final da auditoria contábil: a construção do relatório com o parecer do auditor. Este documento deve conter não só os resultados e pareceres da auditoria em si, mas também, as adequações indicadas pelo auditor para uma melhor organização dos trabalhos. O legal desse processo é que todas as recomendações do auditor são acompanhadas por notas que justifiquem as sugestões.
