Conceito de Nota Fiscal
Antes de mais nada, vamos revisar o conceito de nota fiscal. A NF é um documento fiscal que tem como objetivo o registro de uma transação comercial sobre um bem ou um serviço prestado por uma empresa.
Nos casos onde a nota fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes, a nota fiscal também serve para recolher os impostos envolvidos na transação, evitando assim a sonegação fiscal.
No entanto, as notas fiscais também podem ser utilizadas em contextos mais abrangentes, como na regularização de doações para ONGs, transporte e empréstimos de bens, ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora. Uma nota fiscal também pode cancelar a validade de outra nota fiscal, como ocorre na devolução de produtos ou cancelamento de contratos de serviços.
A importância de emitir Nota Fiscal
A nota fiscal é um documento importante independente do tamanho ou área de atuação da empresa. Afinal, ela é o documento através do qual a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda de cada estado e município ficam sabendo das transações comerciais. É também através delas que se realiza a fiscalização de tais transações e o recolhimento de impostos.
A emissão do documento é importante para ambas as partes. Para o consumidor, é importante pois registra a compra e garante que os seus direitos de consumidor possam ser exercidos (como em casos de reembolso, trocas e devoluções). Já para a empresa, a nota fiscal é vital para o controle financeiro e como garantia dos impostos recolhidos.
Quais os tipos de nota fiscal que o MEI pode emitir
Antes de irmos para o passo a passo da emissão de nota fiscal, é necessário conhecer quais são os tipos de NFs que o MEI pode emitir. São elas:
Nota Fiscal Avulsa (NFA)
A Nota Fiscal Avulsa, como o próprio nome já indica, é um documento emitido de forma individual. Ela é geralmente utilizada por empreendedores que não realizam vendas com frequência.
A NFa é a forma mais simples para os MEIs emitirem NF, mas é preciso ficar atento pois não são todos os estados que possuem essa modalidade de nota. Para emiti-la, o MEI precisa fazer a solicitação à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado, presencialmente ou pela internet.
Existe também a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e), que registra operações comerciais via internet. Porém, são menos estados ainda que aceitam essa opção.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica registra as vendas de produtos, e é um documento com validade jurídica. Ela está ligada à cobrança do ICMS (Imposto de Mercadorias e Serviços). A emissão da NF-e, assim como da NFa, também está vinculada à Secretaria da Fazenda de cada Estado.
Para emitir notas fiscais eletrônicas, o MEI precisa cumprir os mesmos requisitos que empresas de outras modalidades. Isso inclui adquirir um certificado digital, que garante a autenticidade da operação, assinando digitalmente a nota e trazendo mais segurança ao emissor do documento e aos consumidores.
Além disso, assim como no caso da NFA-e, para emitir NF-e o MEI precisa possuir inscrição estadual.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é um documento que registra a prestação de serviços entre cliente e prestador. Ao contrário das outras notas, sua emissão está vinculada às prefeituras. Atualmente, cada cidade brasileira possui sua própria maneira e procedimentos para emitir a NFS-e, então é preciso ficar atento a isso.
Como emitir nota fiscal sendo MEI: Passo a passo
Existem 4 etapas principais para começar a emitir nota fiscal como MEI:
1. Credenciamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz)
O primeiro passo para qualquer MEI emitir uma Nota Fiscal eletrônica é a solicitar seu credenciamento e o desbloqueio da sua senha na Secretaria da Fazenda do estado da empresa. Lembre-se que cada prefeitura tem seus próprios processos, então essa etapa pode variar dependendo da sua região.
2. Obtenção do Certificado Digital
O certificado digital funciona como uma espécie de identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica. Ele também pode ser interpretado como uma assinatura digital que autentica a emissão das Notas Fiscais eletrônicas. Existem certificados de dois tipos:
-
Do tipo A1, que é um arquivo digital que fica instalado e armazenado no próprio computador ou em dispositivos móveis (como tablets e smartphones);
-
Do tipo A3, que é caracterizado por ser armazenado em meios de estrutura física como um token, pen drive ou cartão magnético.
Sem o certificado digital não existe forma de emitir nota fiscal eletrônica. Busque empresas que atuam com a emissão desse documento, as chamadas Certificadoras Digitais, e solicite o seu.
3. Software para emissão da Nota
Depois de concluir a autorização e adquirir o Certificado Digital, o MEI vai ter acesso ao sistema do governo e está pronto para começar a emitir a Nota Fiscal eletrônica para os seus clientes. Porém, para fazer isso de forma automática e otimizada, o indicado é utilizar um software de gestão. No caso dos microempreendedores, um sistema muito utilizado é o Tiny ERP ou o Bling.
4. Preenchimento da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
Por fim, realize o preenchimento e emissão da nota! Em um sistema ERP, essa etapa vai ser a mais fácil pois é feita praticamente de forma automática.
